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填制憑證的標準

發布時間:2017-02-07 15:45:07   來源:jc

  從沒有在正規國企或上市公司受過財務素養訓練的民營公司小會計,憑證填制的基礎功底都非常差.關鍵是沒人管,也沒人要求,自律性不好:

  因財務人對細節的把握,反映其財務素養的高度!

  會計人都知道,會計憑證是記錄經濟業務發生和完成情況的書面證明,是登記賬簿的依據.填制會計憑證的目的就是為了準確記錄經濟業務,方便日后查詢,為經營管理提供必要信息.只是,在平時會計工作中,這些目的真的都達到了嗎?我們是否遇到過這種情況:明明發生了的經濟業務,在帳上就是查不到;或者根據往來賬的借方累計發生額與實際金額不相吻合?或者稅務稽查人員稍微一翻賬,你單位的問題一大堆?如果你的回答為"是",那這是什么原因造成的?我們又如何避免這種情況?

  一、填制憑證的壞毛病

  1、不聞不問,埋頭做賬

  典型表現:拿到原始票據,也不問清票據所代表經濟業務事項的來龍去脈就做賬.

  2、根據單據種類做賬

  典型表現:凡是餐飲票都計入業務招待費.做賬時應該按業務的性質來確定成本費用的歸集科目,而不是根據單據的種類來確定會計科目.如餐飲票可能是業務招待費,也可能是職工福利.

  3、憑證摘要寫得不清楚

  典型表現:摘要要素不齊、含糊不清,有時連最基本的時間、人物、事項都不寫.如"報銷費用".

  危害:摘要寫得不清楚,不利于日后查賬,更不利于分析取數.例如:銷售部門報銷展會費用時,摘要只是寫"銷售部報銷展會費用",如果銷售部對費用支出有疑問時,財務只得將報銷憑證一一翻出與銷售部對賬,如果在摘要寫得很清楚(如:龍逸凡報銷2013XX展會費用),則僅看摘要就可核對,避免無謂的勞動.又如:支付貨款時,摘要只寫"支付貨款",則不知道是為生產支付的貨款還是為購建固定資產支付的貨款,手工編制現金流量表時就無從判斷.

  4、憑證摘要寫得太清楚

  典型表現:無稅務風險意識,摘要寫得清清楚楚,明明白白.

  某些時候,憑證摘要應該寫得象霧象云又象風,否則就會象沐浴陽光溫暖的冰塊,全然忘了自身在逐漸地消融,最終化為一縷空氣.

  5、將不同事項登在同一張憑證

  6、將多筆金額合并成一筆

  典型表現:將多筆現金或銀行存款合并成一筆記賬.

  什么?這個也算壞毛病.是的,盡管《會計基礎工作規范》第五十一條第三款規定可以根據若干張同類原始憑證匯總填制記賬憑證,但這是理論上的,實際工作中不可以,除非你想通過無盡的查賬、對賬來消磨你漫長的人生.

  7、按報銷單合計金額入帳,不按部門拆分!

  8、金額錯誤時調整分錄僅按差額調整

  《會計基礎工作規范》第五十一條第五款規定:如果在填制記賬憑證時發生錯誤,應當重新填制.如果會計科目沒有錯誤,只是金額錯誤,也可以將正確數字與錯誤數字之間的差額,另編一張調整的記賬憑證,調增金額用藍字,調減金額用紅字.

  是的,理論上是可以這樣,但在實際工作中,你會發現這會給日后查賬時帶來無謂的煩惱.

  二、填制憑證的誤區

  誤區1:所有的白條都不能入賬

  什么是白條?通常意義上講,白條就是指在白紙上書寫的收支證明(或收發證明).很多財務人員認為所有的白條是不可以入賬的.其實并不是這樣,支付對方是個人且不屬于應稅勞務的支出是可以用白條入賬的,而并不需要發票.如:

 ?、僦Ц督o個人的各種補償、賠償費用.如拆遷賠償、青苗補償費;但需有相應的賠償協議等證明文件.

 ?、讵毶优a助、取暖費補助、防暑降溫費等補助;

 ?、蹞嵝艚?、救濟金等福利補助;

 ?、輪试豳M;

 ?、匏劳鲑r償;

 ?、甙唇洕贤幎ㄖЦ兜牧P款.

  可根據法院判決書或調解書、仲裁機構的裁定書、雙方簽訂的提供應稅貨物或應稅勞務的協議、雙方簽訂的賠償協議等書面文件,作為記賬的依據.

  如對以上有疑問,請翻閱《稅收征管法》第十九條規定、《會計法》第十四條規定、《企業所得稅法》第八條.

  誤區2:收據不能做為記賬的憑證

  凡是收據就不能做為記賬的憑證?不是.有此觀念的同志是將做賬與稅前扣除相混淆了,理由如誤區1所述,不贅述.

  凡是收據都不能稅前扣除?非也.部分收據,如政府部門開具的專用票據也是可以稅前扣除的,例如

 ?、儆烧鞑块T開具的收費票據;

 ?、谟筛魇聵I部門開具的收費票據;

 ?、劬栀浭論?

 ?、芄涃M收據;

 ?、莘ㄔ旱脑V訟費、執行費、收款收據;

 ?、捃婈犑論?具體規定請參見財綜[2010]1號《行政事業單位資金往來結算票據使用管理暫行辦法》.

  誤區3:收誰的錢掛誰的賬(向誰開票)

  正常情況下,是收誰的錢掛誰的賬,但也有例外,如委托代收、委托代付的情況,這時就不能收誰的錢掛誰的賬.故,填制憑證時一定要問清楚業務事項.

  誤區4:職工借款出差回來報賬后單位不開收據

  職工借款出差,出差回來后,用票據報賬,多退少補.不管員工是否交回現金,均應該開給沖賬收據.否則,假如財務入賬錯誤或將票據弄丟后,出差員工就有口難辯,無法證明自己借款已沖銷.

  誤區5:從A公司采購貨物、卻將貨款付給A的老板或員工.

  此種情況除非有A公司的委托收款證明,否則一旦A公司追索貨款,將有口難辯,還得再付一次貨款.

  誤區6:差旅費津貼、誤餐補助需要發票

  此類補貼津貼,不需要發票.但是要注意個稅問題.差旅費津貼免征個人所得稅,具體標準按照財政部規定執行.而誤餐補助要分情況對待:根據財稅(1995)82號文件規定:國稅發(1994)089號文件規定不征稅的誤餐補助,是指按財政部門規定,個人因公在城區、郊區工作,不能在工作單位或返回就餐,確實需要在外就餐的,根據實際誤餐頓數,按規定的標準領取的誤餐費.一些單位以誤餐補助名義發給職工的補貼、津貼,應當并入當月工資、薪金所得計征個人所得稅.

  誤區7:憑證后必須附原始憑證

  不完全正確.憑證后除結帳和更正錯誤的記賬憑證外必須附原始憑證,有些業務不一定有發票類的原始憑證,還可能是外單位做的分割單.

  參見《會計基礎工作規范》第五十一條第三款第四款除結帳和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證.如果一張原始憑證涉及幾張記賬憑證,可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面,并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號或者附原始憑證復印件.一張原始憑證所列支出需要幾個單位共同負擔的,應當將其他單位負擔的部分,開給對方原始憑證分割單,進行結算.

  誤區8:沖銷憑證反向藍字沖銷

  做沖銷憑證時應該同方向紅字沖銷,而非反向藍字.只有同向紅字沖銷,科目余額表借、貸方向的發生額才會準確地反映真實的數字.

  三、填制憑證應具備的素質

  1、望聞問切:

  填制憑證前應先仔細審查原始憑證.審核原始憑證,不是簡單的加計金額、看費用是否符合公司的報銷制度.而應該象福爾摩斯探案一樣對憑證進行審查.這需要我們具備醫生"望聞問切"的本領.

  望:仔細審查憑證,主要審查票據真實性、合法性、合規性,還有各項要素是否填寫齊備、準確.報銷程序是否合理,簽字是否完備、審批權限是否適當等等.

  聞:此聞者,聽也,非嗅也.一般來說部門主管對業務的真實性負責,財務部門無法一一確定業務的真實性,但要將票據所反應的經濟業務與自己的所知所聞相印證,如有不符,應仔細詢問并核實.這就需要平時多了解公司的生產經營情況,多與其他部門溝通交流.

  問:審查憑證時一邊審查,一邊與報銷人聊天,盡量多問.對有疑問的地方要多方詢問并相互印證.

  切:是指運用邏輯分析和職業判斷.審查票據要素(時間、地點、金額、票據號)與業務內容是否相符,對各要素的合理性做出職業判斷.例如過路費票據的審查,要仔細審查票據的時間、地點與其路線是否相符,對出租車票的時間與業務發生時間相核對.如果某業務員報銷定額票據較多、或出租車票較多,懷疑其有虛報行為,還可將其最近幾個月報銷的此類票據一一登記在Excel中,按票據號和發生時間排序.是否虛報,立馬知曉.

  2、全局觀:要有全局觀,費用報銷時就要有預算控制的意識.招待費、廣告費等還要時刻關注是否超所得稅扣除限額.

  3、稅務籌劃理念:稅務籌劃本應在業務發生前,但做為補救措施,會計憑證的制單人應該是守門員,業務已經發生,在填制憑證時就應督促相關人員采取措施進行補救,至少要從形式上滿足國家稅收法律法規的規定,減少稅收支出、避免稅務處罰.

  4、后期服務理念:填制憑證一定要有后期服務的理念,方便后期查賬.因而一定要核算規范合理、摘要清晰明了,摘要中時間、人物、單位、事項(甚至數量、單據號)一定要齊備,否則后期查賬非常麻煩.

  5、風險防范意識:填制憑證時一定要有稅務風險、法律風險意識.你懂的,不詳述.

  四、憑證填制的實戰技巧

  1、摘要根據實際情況該詳細的詳細,該模糊的模糊的.

  2、某些憑證應從中間科目過賬,以便查賬、統計.如現款銷售,也從"應收賬款"過一下;發放工資或福利,通過"應付職工薪酬"過一下.

  3、錯誤憑證調整或沖銷應在原始憑證備注說明.

  4、替票問題的處理

  五、其他規范事項

  1、憑證附件的張數如何計算

  記賬憑證附件張數計算的原則是:沒有經過匯總的原始憑證,按自然張數計算;經過匯總的原始憑證,每一張匯總單或匯總表算一張,因為原始憑證張數已在匯總單的"所附原始憑證張數"欄內已作了登記.

  2、原始憑證丟失的處理方法

  從外單位取得的原始憑證如有遺失,應當取得原開具單位蓋有公章的證明,并注明原來憑證的號碼、金額和內容等,由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人批準后,才能代作原始憑證.如果確實無法取得證明的,如火車、輪船、飛機票等憑證,由當事人寫出詳細情況,由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人批準后,代作原始憑證.

  3、票據審核后的處理

  視情況而定,有退回、報銷、作廢三種情況.

 ?、偻嘶?單據不齊(應附而未付)、簽字不全,退回報銷人補充完善.

 ?、趫箐N:完全符合要求則直接報銷;如果單據齊全,簽字齊備,只是個別票據不能報銷,則不能直接涂改報銷金額,也不應退回報銷人重新填報、重新走簽字流程,而應在報銷單上寫"核報金額XX元"后報銷.

 ?、圩鲝U:如果報銷人弄虛作假,經核實后,則直接作廢,不予報銷.

  4、幾個單位共擔電費和物業代收電費的處理

  公司與其他企業、個人共用水電的,可憑租賃合同、共用水電各方蓋章(或簽字)確認的水電分割單、水電部門開具的水電發票的復印件、付款單據等入賬.

  水電費由物業公司代收且無法單獨取得發票的,憑物業公司出具的水電費使用記錄證明、水電部門開具的水電發票的復印件、付款單據等入賬.

  否則,在所得稅匯算清繳時,稅務不會允許稅前扣除.

  六、會計人該怎樣整理會計憑證

  財務的記賬過程,就是一個對單據進行整理、歸納、分類、定性的過程.每一筆經濟業務的發生,在財務上反映為單據的書面記載.單據的填寫和單位的各個部門有關,財務部門需要根據單位制定的財務制度,對單據的使用、填開等做出詳盡的要求.而對單據的整理等工作,則是財務人員必須諳熟的基本功之一.

  1、會計憑證的分類

  會計憑證主要分為原始憑證和記賬憑證,常用原始憑證有因具體業務發生所開具或收到的發票、各單位自制的入(出)庫單、工資表以及印制填寫的費用報銷單、支出憑單、借款單等.記賬憑證是根據審核無誤的原始憑證或匯總原始憑證,按照經濟業務的內容加以歸類并確定會計分錄而填制的憑證.

  2、原始憑證的粘貼要求

  財務部負責人應制定并規范單位財務制度,事先派專業人員指導各部門對各類票據正確填開.原始票據的粘貼是一項日?;墓ぷ?所有票據一般使用液體膠水粘牢左方的票頭,把發票紙張大小相同、票面金額相同的粘在一起,多張紙張小的先粘貼到印制的報銷單據粘貼單上,從右至左,兩張票據不完全重合,便于翻找核對金額.

  3、記賬憑證的整理要求

  一筆款項在支付或一項經濟業務發生后,票據傳遞到財務記賬人員手中,出納據以記賬并做到日清月結,負責編制記賬憑證的財務人員檢查單據是否保持完好、整齊,對經濟業務性質相同的歸放在一張記賬憑證里,并予以編號.

  每個單位從管理角度出發,在核算各項支出時一般會分部門核算,在填制記賬憑證前,可以將同一部門的相關單據擱放在一起,簡化工作量.

  記賬憑證編制完成后,負責憑證審核崗位的財務人員對每張憑證逐一審核.記賬憑證的打印一般在憑證審核完成之后,連續打印,使用專用配套紙張.打印后與對應的原始憑證粘貼在一起,注意一般是將左上角粘牢即可,不必將紙張左側全部粘緊,對于原始憑證較多的,可以不進行粘貼,折疊整齊,順序放置,然后用回形針別緊,裝訂時再一并裝訂.

關鍵詞:會計實務,財稅網,會計基礎



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